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COVID-19時期的遠程辦公模式:從「開啟」到「習慣」直至「愛上」

 

 

以下文字來自「卓越職場」美國版官網博客

全球肆虐的新冠肺炎(COVID-19),給地球按下了「暫停」鍵。病毒在傷害人類的同時,各行各業也在經受著打擊。然而這場全球大流行的疾病,也給我們帶來了以前從來沒有經歷過的一些工作習慣,比如:遠程辦公。為了應對這場突如其來的病毒爆發,許多公司都要求員工盡可能在家辦公。那些獲得「卓越職場」認證(Great Place to Work-Certified™)的機構組織們,毫無意外地擔當起了“社交疏遠”的最佳典範,其中包括科技企業、金融服務企業、人才招聘網站。這些企業機構表明,他們不僅關心自己的員工,也是為了保護範圍更廣的社區,在病毒傳播的當下,公共衛生的當務之急是“拉平曲線”。這可不像只說一句“呆在家里工作”那麼簡單。
在「通過讓員工遠程辦公來捍衛自己的誠信」方面,遭遇了不少挑戰:

 

 

以上任何一條,都會讓原本高效的遠程辦公模式變得困難。

幸運的是,在這段值得載入史冊的日子裡,我們都能在「遠程辦公」模式中學到很多技能:

 

就算員工都各自隔離在家,但是協作溝通不會中斷。

如今,雲技術的運用,使得遠程辦公與坐在傳統辦公室工作同等高效。

尤其是電話會議工具的運用,對於恢復重建社交聯結來說,功能非常強大,甚至遠超電郵、內網、單人通話等諸多傳統溝通工具。透過屏幕看到一張張熟悉的臉,領會到對方的手勢和肢體語言,還能實時共享文檔,技術的更新走了很長一段路。

據《Harvard Business Review》統計,與通過電話或電郵做出的決策相比,團隊在視頻會議時做出的決策,協作完成度更高。

市場上現在比較普遍使用的會議工具有:GoToMeeting, Zoom, Cisco WebEx等。

遠程辦公有時候會讓人感到孤立無援,容易隨波逐流。

怎樣盡量避免這樣的負面情緒,就需要有足夠充分的溝通。而且要做到雙向交流:一方面領導層的指導要明確;另一方面,充分給予員工提出問題和想法的機會。

不過,這樣的交流不僅限於工作。尤其當遠程辦公需要持續數週甚至數月時,就應該要建立一種「有意的遠程文化」。這個術語來自一家諮詢公司Point B的顧問Kai Andrews。

Kai提到:“千萬要抓住任何可以幫助你創建獨一無二公司文化的機會。通過虛擬會議的方式,定期和員工聊一些與工作無關的隨意話題。”

“找幾個適合拋出閒聊話題的領導們,可以是體​​育、電影、烹飪等各種興趣話題,建立在線討論小組。員工自由選擇入組,這樣同事之間的連接會更加緊密。”Kai建議道。

 

關於遠程辦公,Point B還給出了其他一些合理建議:

 

 

COVID-19的爆發,使各家企業機構有機會在員工之間加深彼此的信任 – 特別在遠程辦公時。

據Owl Labs(美國知名技術協作公司)的研究,美國大約有50%的僱員每周至少在家工作一天。而大約80%的僱員認為,遠程辦公會讓他們感到更快樂,減少壓力的同時增強了信任。

研究還顯示,有遠程辦公選擇的企業員工,會給公司帶來諸多積極正面的回饋:他們會更傾向於向朋友推薦自己的雇主;與在辦公室坐班的同事相比,離職的可能性也更小。

COVID-19的肆虐還會持續幾個月,事實上,現階段迫不得已的遠程辦公對很多家長來說都是一項挑戰 – 學校都關了,在家還得照顧熊孩子。但換個角度來講,這場流行病,也是推廣「遠程辦公」的好時機。

同時「遠程辦公」也是一枚試金石,用來測試員工和企業間如何更好的融合。當再回到正常安全工作狀態時,我們已經學會自如地運用「遠程辦公」這項技能,更好地為企業、為彼此、為社區服務。

我們可能會從此愛上「遠程辦公」。

 

不管你的公司團隊是“無人遠程辦公”、“全員遠程辦公”,還是“部分遠程辦公”,為員工創建最佳職場的第一步就是 – 必須充分了解他們對於當前工作環境的感受。

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